Um ERP é um programa informatizado que foi criado para estruturar e integrar informações antes dispersas nas ilhas setoriais da empresa e trazer para o negócio organização, controle e planejamento, de forma que os resultados sejam otimizados continuamente.
Um software deste abrange os seguintes subsistemas: financeiro, estoque, compras, vendas, contábil e fiscal, podendo ter outros módulos de acordo com a necessidade da empresa e com seu nicho de atuação.
Um ERP deve oferecer os seguintes benefícios:
1 – Tecnologia modular
O ERP é composto por diversos módulos, cada um com funções específicas e integrações pré-definidas, que podem ser agregados conforme o perfil de cada negócio. Por aplicar uma metodologia consagrada, simplifica os processos operacionais e reúne as melhores práticas de mercado em sua estrutura.
2 – Facilidade de uso
Geralmente, o ERP possui telas com arquitetura simples e objetiva para lançamento dos dados, facilitando o uso imediato e reduzindo a curva de aprendizagem dos usuários.
3 – Fluxo contínuo de dados
Os dados que são digitados em um módulo são repassados automaticamente, em tempo real, para os demais módulos que necessitam compartilhamento. Por exemplo, ao efetivar a venda do produto, a informação é repassada do módulo de vendas para o de faturamento que, após a geração da nota fiscal, repassa a informação para os módulos financeiro, estoque, contábil e fiscal, sem que haja necessidade de redigitação.
4 – Aumento da produtividade
O uso do ERP automatiza uma série de tarefas, que anteriormente eram manuais e repetitivas, eliminando a perda de tempo e aumenta a produtividade da sua equipe.
5 – Segurança da informação
Com um ERP, as informações são armazenadas em um banco de dados, que pode ser configurado para permitir acesso somente aos conteúdos autorizados para cada usuário, podendo definir quem pode incluir, atualizar, excluir ou visualizar dados. Com isso, fica garantida a confidencialidade, confiabilidade e integridade da informação.
6 – Redução do retrabalho e de penalidades
É possível parametrizar as regras de negócio específicas da empresa e as regras tributárias no ERP, assim, o sistema bloqueia erros comuns nos lançamentos de dados e notifica o usuário na tela com uma mensagem, evitando que o dado incorreto seja gravado e propagado. Reduzindo-se os erros operacionais e fiscais, reduz-se também o retrabalho e minimiza-se a possibilidade de ocorrência de multas.
7 – Visão panorâmica do negócio
Os relatórios e consultas disponíveis no ERP dão uma visão panorâmica do negócio aos seus gestores, permitindo análises evolutivas e projeções de resultados. Desta forma, o processo decisório e o planejamento empresarial ficam fortalecidos com informações consistentes.
Um ERP contribui de maneira efetiva para a melhora do gerenciamento do fluxo de caixa da empresa, conhecer os hábitos de consumo dos clientes, acompanhar e gerenciar a movimentação de estoque, aprimorar o processo de compras e os demais processos administrativos da organização, trazendo ganhos de escala e produtividade, assim como para gerar excelentes resultados. Investir num ERP é muito vantajoso para todas as empresas, de pequeno a grande porte.